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Der  „IHK-Mentor“ ist in zwei Hauptbereiche unterteilt, das „Informationsportal“ und den „Gründungsdialog“.

Das Informationsportal:
Die linke Seite enthält zunächst ganz allgemeine Basisinformationen, die Ihnen einen ersten Überblick darüber verschaffen soll, was für Sie in den kommenden Wochen und Monaten wichtig sein wird. Dies sind u. a Hinweise zur „Geschäftsidee“, der „Rechtsform“, dem „Marketing etc.. Der Bereich „Die Mentorbranchen“ liefert erste vorhabensbezogene Informationen zu den acht bislang existierenden Mentorbranchen: IT-Dienstleistungen, Dienstleistungen rund um den Menschen, Hotel- und Gaststättengewerbe, Finanzdienstleistungen, Handelsvertreter, Dienstleistungen rund um Haus und Garten, Einzelhandel sowie den Bereich Sonstige.

Der Newsbereich hält für Sie stets aktuelle Informationen zu neuen Rechtsbestimmungen, Urteilen aus der Praxis etc. parat, aber im Bereich "Aus den Mentorbranchen" ebenfalls wieder speziell auf das Gründungsvorhaben bezogene Nachrichten. Im Veranstaltungskalender finden Sie die aktuellen Termine Ihrer ausgewählten Region. Abgerundet wird das Ganze durch den Servicebreich mit wichtigen Adressen, Wettbewerben und Internetlinks.

Auf der rechten Seite finden Sie den gesamten Bereich „Suche“ des Informationsportals, der wie folgt aufgebaut ist:
Das Glossar ist wie ein Fachwörterlexikon angelegt. Alphabetisch sortiert werden hier Begrifflichkeiten in kurzer und verständlicher Form aus dem gesamten Bereich rund um die Existenzgründung erläutert.

Die Volltextsuche ermöglicht es Ihnen, eigene Begriffe einzugeben, nach denen das System alle vorhanden Texte durchsucht. Dabei kann es vorkommen, dass Sie eine Vielzahl von Dokumenten angezeigt bekommen, die für Sie ggf. nicht relevant sind, diesen gesuchten Begriff aber enthalten und deshalb in das Ergebnis übernommen werden.

In der erweiterten Suche sind eine Vielzahl von sog. Suchsynonymen hinterlegt, die beliebig miteinander kombiniert werden können und so eine gezielte Suche ermöglichen. Sie suchen zum Beispiel in der Volltextsuche alles zum Thema „Rechtsform“. Das System wird Ihnen dahingehend eine hohe Anzahl Treffer anzeigen, da dies ein sehr weitgefaßter Begriff ist, die Sie aber möglicherweise gar nicht alle interessieren. In der erweiterten Suche könnten Sie also den Begriff „Rechtsform“ mit „GmbH“ kombinieren und so das Ergebnis deutlich einschränken.

Die Möglichkeit nach speziellen Brancheninformationen zu suchen, erhalten Sie jedoch erst, wenn Sie sich im Gründungsdialog angemeldet haben und dort bei der Registrierung Ihre Branche ausgewählt haben. Dorthin können Sie auf zwei mögliche Arten gelangen: Zum einen über die Navigation in der linken oberen Ecke per Klick auf dieses Symbol:
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Eine Grafik (2)


Über die regionalisierte Startseite gelangen Sie ebenfalls auf den Startbildschirm des „Gründungsdialogs“. Hier haben Sie die Möglichkeit, sich für die erstmalige Benutzung des IHK-Mentors anzumelden. Bei Klick auf den Link „Neu hier? – Hier geht’s zur Anmeldung“ werden Sie zum entsprechenden Anmeldeformular weitergeleitet. Nach erfolgreichem Ausfüllen erhalten Sie innerhalb weniger Minuten Ihren persönlichen Zugang mit Benutzername und entsprechendem Passwort. Auf den Servern der IHK steht Ihnen sodann ein persönlicher Ordner zur Verfügung, mit dem Sie jederzeit arbeiten können. Nur Sie selbst sind in der Lage, mit Hilfe Ihres Zugangsnamens und Passwortes, diesen Ordner zu öffnen. Für andere externe Personen ist der Ordner nicht zugänglich. Es empfiehlt sich nach erstmaligem Einloggen in den „Gründungsdialog“ Ihr Passwort zu ändern. Über den Button „Login-Meine Akte“ bzw den Link in der Fußzeile gelangen Sie zum „Log-in“- Feld des IHK-Mentor, in das Sie bitte die erhaltenen Daten eingeben und mit Klick auf den Pfeil bestätigen.

Willkommen im Gründungsdialog:
Der Gründungsdialog beinhaltet alle wichtigen Fragenkataloge, die für Sie als Existenzgründer / -gründerin in den kommenden Wochen wichtig sein werden. Sie sehen auf der linken Seite die komplette Struktur, wobei nach der erstmaligen Anmeldung nur das Feld „Registrierung“ blau unterlegt ist. Dies bedeutet, dass Sie im jetzigen Stadium nur diese Position bearbeiten können, da hier zum Beispiel auch die Branche eingegeben werden muss , in der Sie sich selbstständig machen möchten. Der dort vorgeschaltete Text gibt Ihnen ebenso noch einmal Hinweise, wie Sie am effektivsten mit dem IHK-Mentor arbeiten können. Nach Klick auf das  Eine Grafik (3) „Weiter“–symbol kann es nun richtig losgehen !

Die Navigation durch die Fragenkataloge ist bei allen anderen Begriffen genauso gehalten wie im kommenden beschrieben.

Um in den Fragenkatalog „Registrierung“ zu gelangen klicken Sie bitte in linken Navigationsleiste auf den entsprechenden Begriff. Es öffnet sich der entsprechende Fragenkatalog, in dem Sie verschiedene Möglichkeiten der Eingabe haben:

Freitextfelder / Zahlenfelder:
Hier können Sie individuelle Angaben machen. Je nach Frage kann dies mehr oder weniger ausführlich geschehen. Bedenken Sie jedoch, dass je genauer Sie Ihre Pläne beschreiben, desto besser kann sich Ihr entsprechender Berater in Ihre Lage versetzen und Ihnen gezielte und lösungsorientierte Unterstützung geben.
Pull-Down Menüs:
Hier können Sie aus entsprechenden Vorbelegungen auswählen. Sollte es einmal vorkommen, dass für Sie nichts davon in Betracht kommt, lassen Sie dieses Feld einfach leer.
Mehrfachauswahl:
In den folgenden Katalogen wird Ihnen auch diese Möglichkeit begegnen. Hier haben Sie die Möglichkeit aus verschiedenen Positionen mehrere anzukreuzen und ggf. unter „Sonstiges“ zudem noch persönliche Angaben zu machen.

Nachdem Sie möglichst alle Felder ausgefüllt haben müssen Sie Ihre Eingaben speichern. Dies geschieht über die Werkzeugleiste „Drucken, Speichern, zurück ohne Speichern“. Sie finden sie am Anfang jedes Fragenkatalog in der Mitte der Internetseite. Da die Fragenkataloge sehr umfangreich sind, wird es vorkommen, dass Sie nach Bearbeitung aller Fragen wieder nach oben Scrollen müssen um Ihre Eingaben speichern zu können.

Mit dem Button „Speichern“ setzen Sie eine Bearbeitungsroutine in Gang, die Ihre Eingaben auf Plausibilität überprüft. Dieser Vorgang dauert etwa 10 Sekunden. Danach sollten Sie den Button „Ansicht aktualisieren“ betätigen, der sich auf der linken Seite unterhalb der Fragenkataloge befindet. Wie Sie sehen, sind hiernach sehr viele Kataloge freigeschaltet, die Ihnen nun zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stehen. Um einen kontinuierlichen Prozess zu gewährleisten, ist es sinnvoll, die Reihenfolge der Kataloge beizubehalten, da im IHK-Mentor viele Informationen „vererbt“ werden; d.h., dass zum Beispiel Angaben, die Sie im Bereich der „Geschäftsidee“ gemacht haben in bestimmte Felder der „Marktuntersuchung“ übernommen werden.

In den nun folgenden Fragenkatalogen werden Ihnen immer wieder drei neue Symbole begegnen:

Eine Grafik (4) Der IHK-Mentor Tipp:
Hier werden Ihnen Informationen angezeigt, die zum einen Hilfen beim Ausfüllen der entsprechenden Frage liefern können, zum anderen aber auch erste allgemeine Hinweise, die Sie für die entsprechende Themenstellung sensibilisieren soll.

Eine Grafik (5) Das Glossar:
Ein Klick auf das Buchsymbol führt Sie direkt zum entsprechenden Glossarbegriff im Infoportal.

Informationen zum Thema: ….
Der Klick darauf liefert Ihnen alle Dokumente des Infoportals, die auf diesen Begriff verweisen und zudem Branchen spezifisch hinterlegt wurden.
Beispiel: Im Bereich der rechtlichen Vorraussetzungen erhalten Sie in der Branche Hotel- und Gaststättengewerbe Hinweise zur „Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz“. Diese Informationen benötigen Sie natürlich nicht, wenn Sie einen „IT-Dienstleistungsbetrieb“ eröffnen wollen.

Während der Arbeit mit dem Gründungsdialog haben Sie ausserdem die Möglichkeit, über die oben erwähnte Navigation ins Infoportal zu springen. Bedenken Sie aber, dass das System alle Eingaben, des dann aktuellen Fragekataloges löscht, da eine partielle Zwischenspeicherung nicht möglich ist. Wenn Sie vorhaben, das Infoportal in dieser Weise häufiger zu benutzen empfiehlt es sich ggf eine zweite Browserebene zu öffnen. Die wird Ihnen ermglicht, indem Sie das Informationssysmbol im linken Frame anklicken.

Bei der Bearbeitung des Kataloges „Rechtliche Voraussetzungen“ wird Ihnen möglicherweise ebenso der IHK-Mentor Check das erste Mal an der rechten Seite begegnen. Er überprüft nach der Speicherung Ihrer Eingaben und Aktualisierung Ihrer Daten diese auf Plausibilität und gibt Ihnen Hinweise zu Aufgaben, die Sie ggf. noch erledigen müssen oder konkrete Empfehlungen, die für Sie relevant sind. So kann es zum Beispiel sein, dass  Sie ein erlaubnispflichtiges Gewerbe anmelden möchten. Dafür benötigen Sie ein polizeiliches Führungszeugnis. Sollten Sie diese Frage jedoch verneinen, gibt Ihnen der IHK-Mentor Check den entsprechenden Hinweis, dass Sie dieses notwendigerweise brauchen und sich besorgen müssen.

Nachdem Sie alle Kataloge bis hin zum „Umsatzplan“ bearbeitet haben geht es in den Bereich der Finanzierung. (Sie müssen nicht alle Kataloge ausfüllen um in diesen Bereich zu gelangen. Im Extremfall reicht es sogar aus nur die Registrierung und den Umsatzplan auszufüllen). Wie bereits oben erwähnt kommen auch hier sog. „vererbte“ Informationen zum Tragen. So werden bspw. die Umsätze direkt in den Rentabilitätsplan übernommen, ebenso wie die Personalkosten.

Das System hat an verschiedenen Stellen „Berechnen“ Buttons. Diese sollten Sie nach Möglichkeit benutzen um die Eingaben und das daraus resultierende Ergebnis sofort ablesen zu können. Dies ist besonders ab der Renatabilitätsplanung sinnvoll.  Sollten Sie es dennoch einmal vergessen haben, ist das auch nicht weiter schlimm. Der IHK-Mentor berechnet, nachdem Sie den „Speichern“ – Button betätigt haben, automatisch noch einmal alles nach.

Nachdem Sie den Gründungsdialog erfolgreich durchlaufen haben, besteht die Möglichkeit bzw. die Notwendigkeit, ggf. im Zahlenwerk oder an anderer Stelle Eingaben zu verändern. Besonders im Bereich der Finanzplanung ist häufig ein "Spielen" mit Zahlen erforderlich. Wenn Sie zum Beispiel Änderungen in der Umsatzplanung vornehmen, hat dies unmittelbare Auswirkungen auf nachfolgende Kataloge. Sie erkennen dies daran, dass diese nach der Aktualisierung "orange" gekennzeichnet sind. Diese Kataloge müssen Sie dann ebenfalls noch einmal nachbearbeiten. Sind alle so gekennzeichneten Fragenkataloge von Ihnen erledigt worden, erscheinen diese in der Ansicht wieder mit dem grünen "Erledigt"-Punkt davor. Diesen Vorgang können Sie beliebig oft wiederholen.

Freigabe für Berater:
Um Ihre Existenzgründung so effektiv und kompetent wie nur möglich zu begleiten, haben Sie die Möglichkeit jederzeit Ihre „virtuelle Gründungsakte“ an einen Berater der IHK und ihrer Partner freizugeben. Dafür klicken Sie in der oberen Leiste einfach den Button „Freigabe an Berater“. Innerhalb kurzer Zeit nimmt der entsprechende Ansprechpartner per Email mit Ihnen Kontakt auf und wird Ihnen in den nächsten Wochen als Berater zur Verfügung stehen.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Spaß bei der Planung Ihres Vorhabens !

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